Ось уже більше як 2 роки я веду облік своїх надходжень і витрат в простому екселівському файлі. І я розкажу як, а ось і сам взірець файлу

Навіщо мені вести облік витрат?

По-перше, це красиво, це дозволяє планувати майбутні витрати, відкладати на плановане і більші цілі. Кажуть, гроші не головне в житті, але структура витрат – цікаве відображення побуту.
Для мене перевага екселю в гнучкості і можливості відслідковувати те, що цікаво саме мені.

Структура і логіка файлу

Отже, файл складається з 3 аркушів: облік, категорії, баланси. Перший аркуш збирає дані, два інші – аналізують.
Концепція цього всього щастя така: є місця, звідки ми гроші беремо (“донори”), є товари/послуги котрі ми купуємо (“предмети”). Предмети групуються в категорії (мені не цікаво скільки я витратила на яблука цього місяця, а от на фрукти взагалі – це вже показник). Облік я веду по місяцях, але це не принципово в такій структурі файлу.

Сторінка Баланси

Ця сторінка призначена для підрахунку грошей у різних місцях – в гаманці, на карточці, на різних заощадженнях (“не кладіть всі яйця в один кошик”), в конвертах за Методом 4х конвертів чи де там іще.. По-перше, треба визначитися із списком місць. Зручно коли це одне містке слово. Вам же його ще вводити і вводити.

Проглядаючи файл в кінці місяця ми підкоректовуємо (при потребі) суми витрат і прибутків. В колонці з першим числом місяця (чи будь-якою іншою зручною датою) вписуємо початкові суми на цю дату. Перевіряємо, чи колонки “витрати” і “прибутки”  відштовхуються від цієї дати (“>=01.11.2017” в верхніх формулах треба замінити і розтягнути). Тепер у колонці “зараз” буде значення суми в певному місці чи на рахунку. Ваша ціль – щоб це число співпадало з реальністю.

Сторінка Категорії

Ця сторінки призначена для розуміння структури витрат. Спершу прописуємо категорії витрат. Можна взяти за основу уже наявні в файлі і витерти деякі чи дописати нові. Категорія “рухи” потрібна для будь-яких внутрішніх переміщень: прихід зарплати на картку, зняття частини грошей з картки в гаманець, відкладання певної суми з гаманця в скарбничку і тд. Інші категорії і деталізація залежать від ваших потреб. В процесі може виникнути потреба в нових категоріях (напочатку “радості” в мене не було). Можна наприклад, писати всі витрати на харчування однією категорією, але розділяючи на хліб-овочі-фрукти-м’ясо-солодощі я більш-менш контролюю здоровий раціон. Можна з гігієни окремо виділити косметику, створити категорію з журналами чи онлайн-підписками. Протягом місяця-двох список категорій викристалізується, хіба що потім зсуви в житті викличуть до життя нові категорії.

Сторінка Категорії проста  в обслуговуванні – на початку місяця потрібно вписати його початкову і кінцеву дати і покопіювати формули.

Сторінка Облік

• дата
• сума
• предмет
• донор
• категорія

У файлі є приклад заповнення цієї сторінки.